지출결의서의 정의
: 지출결의서는 비용 발생 시 내부관리상 지출에 대하여 사전 승인을 요청한다는 관리서류이다. 지출결의서는 회사에서 비용이 지출될 때 상부에 결재를 받기 위해 작성하거나 지출에 대한 ‘내부통제용’으로 사용하기 위해 작성하는 것이 일반적이다.
지출결의서의 내용에는 지출의 현황, 어느 부서에서 필요한 물품인지, 언제 대금이 지출되어야 하는지, 결제조건은 무엇인지, 거래처나 고객 접대 시 어떤 인물인지 등의 여부를 기재하여 결제하는 부서에서 올바른 판단을 하려는 기초자료가 될 수 있도록 한다.
지출결의서의 필요성
: 회사의 자금을 지출할 때에는 회사 결정권자의 결재를 받아 지출하는 것이 일반적이다. 규모가 작은 회사라면 모든 집행의 결정이 간단하게 이루어질 수 있어서 별도로 자금을 지출하기 전에 사전 허가를 생략하는 경우도 때도 일정 규모 이상의 회사라면 수시로 크고 작은 비용 지출이 이루어지기 때문에 결정권자 혼자서는 모든 결정을 다 수행할 수 없게 된다.
따라서 사전에 지출결의서를 통해 자금 지출에 대한 결재를 받고 자금 집행의 결과로 지출일자, 지출금액, 관련 증빙서류 등을 첨부하여 결과 사항을 다시 결재받게 된다. 지출결의서의 작성은 올바른 회계처리를 위한 기초자료임과 동시에 대표자나 경영진이 올바른 자금 집행을 하기 위한 중요한 자료가 된다.
지출결의서의 종류
1) 입금결의서
현장에서 발행하는 제수 입 사항 및 기타 입금 사항의 경우 사용
2) 지출결의서
지출 발생 시 회사 내부 관리상 지출의 사전 승인 요청을 하면 사용
3) 체결의서
미지급 계정 설정 시 사용
* 입금결의서, 지출결의서, 대체결의서 작성의 편의를 위하여 지출(입금, 출금, 대체) 결의서로 통합하여 사용하기도 한다.
[네이버 지식백과]
지출결의서[支出決議書, spending resolution] (예스폼 서식 사전, 2013.)
네이버에 지출결의서에 관한 지식백과를 찾아보니 이런 내용으로 작성한다고 줄줄이 나옵니다.
일주일에 몇 번씩은 사용하는 서류 양식이라서 간단하게 엑셀로 만든 서식이니 유용하게 사용해주셨으면 합니다.
회사에서 사용하는 모든 문서가 이렇게 여러 의미가 있다는 사실을 오늘에서야 알았습니다.
서식에 색깔만 예쁘게 칠한다고 될 것은 아니었는데 잘 알아보고 만들어야겠습니다.
배워서 남 주는 거 아니니 열심히 찾아보고 잘 작성해보도록 하겠습니다.
오늘은 반성 좀 해야겠습니다.
그럼 이만 삐용~
